En este artículo escrito por Jose Ramón Fernández de la Cigoña, que nos envió SAGE Experience el 15 de septiembre de 2017, transcrito literalmente, se hace una breve pero interasnte exposicion de cómo detectar y depurar errores contables.
Miguel Ángel Arias
Los errores contables son un quebradero de cabeza para contables y empresas, debiendo los primeros revisar periódicamente que la contabilidad refleje la imagen fiel de la sociedad, para lo cual esta debe estar libre de errores. Por su parte, las empresas deben asegurarse de que se realizan estos controles, para lo cual es recomendable que destinen suficientes recursos, tanto humanos como materiales, con el fin de garantizar la integridad de las cuentas de la empresa.
Cualquiera puede cometer un error, pero los contables tienen trucos para evitarlos en la contabilidad.
El principal objetivo de la contabilidad es suministrar información fiable y de utilidad para los diferentes usuarios, siendo necesario para ello que la información contable reflejada en las cuentas anuales, esté libre de errores materiales y, además, cumpla lo siguiente:
- Sea clara, comprensible y realizada conforme a la legalidad vigente.
- Debe reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
- Se debe de aplicar en su realización de manera sistemática y regular los requisitos, principios y criterios contables recogidos en el Plan General de Contabilidad.
- La contabilización de las operaciones debe atender a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.
- Debe ser neutral, es decir, estar libre de sesgos.
- Debe ser integra, para lo cual deben registrarse todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisión de información significativa.
- En caso de conflicto entre principios contables, prevalecerá el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Siete maneras de detectar errores en una contabilidad
Los contables procesan diariamente un gran número de asientos contables, por lo que hasta al más eficiente se le puede ir un dedo y cometer un error, siendo labor del propio contable o de su jefe de administración o director financiero detectarlos y subsanarlos, para lo cual se pueden utilizar diferentes técnicas.
Balance de sumas y saldos o de comprobación
Es de gran utilidad para detectar errores y como herramienta de trabajo, ya que rápidamente se pueden detectar partidas contrarias a su naturaleza; es decir, clientes con saldo acreedor o proveedores con saldo deudor. Esto no quiere decir que obligatoriamente exista un error, ya que puede haber un proveedor o un cliente con abonos pendientes, pero sí que debemos revisar el mayor de la cuenta contable para asegúranos de que el saldo es correcto.
CIRBE
Con un certificado digital podemos obtener la CIRBE de la empresa, donde podemos ver los pasivos bancarios de la sociedad comunicados al Banco de España, por las entidades financieras con la cuales la empresa está endeudada. Esto es de gran utilidad para contrastar la integridad de las cuentas del pasivo con entidades de crédito, aunque hay que tener en cuenta que pueden existir pequeñas diferencias, ya que las entidades financieras no están obligadas a declarar créditos por importe inferior a 6.000 euros.
“Check list” de comprobaciones
Es conveniente elaborar un “check list” de comprobaciones a realizar, para asegurarnos que no nos olvidamos de ninguna revisión. Este lista de revisiones a realizar debe estar adaptada a cada empresa, ya que la casuística de cada una es diferente. Por ejemplo, en una empresa que emite facturas de alquiler, revisar que se ha emitido y contabilizado puede ser uno de los puntos a chequear. Otra revisión que podemos realizar es buscar importes elevados en cuentas de servicios exteriores, por si se están contabilizadas como gasto, partidas que deben contabilizarse como inmovilizado.
Cuenta 555 partidas pendientes de aplicación
En esta cuenta se registran partidas que en muchos casos se desconoce cómo registrar contablemente, por lo que es una de las primeras cuentas que se debe revisar en cualquier contabilidad. El buen contable tendrá esta cuenta controlada en cada momento, o directamente no la utilizará, aplicando cada partida correctamente en el momento de su registro contable.
Conciliaciones
Los saldos de las cuentas corrientes bancarias y las pólizas de crédito deben conciliarse con los que reflejan las cuentas contables, por lo que llevar al día esta conciliación minimizará los errores. Si se tienen controladas estas cuentas, se tendrá controlada una parte muy importante de la contabilidad.
Arqueos de caja
Los arqueos de caja pueden ayudar a detectar errores, ya que, si no cuadra el dinero que hay en la caja con el que debería de haber, o falta dinero o faltan justificantes o facturas. Si se realiza diariamente, será más fácil acordarse si se produce algún descuadre.
Cuentas contables del empresario
Es conveniente revisar las cuentas del empresario con la empresa y viceversa, sobre todo en las empresas más pequeñas, donde es más habitual que se mezclen gastos personales con empresariales.
Un artículo de Jose Ramón Fernández de la Cigoña.